I SkoleIntra kan selve skiftet af skoleåret foregå på to måder – enten uden klasseoprulning eller med klasseoprulning. Skift af skoleåret uden klasseoprulning kan benyttes af fx efterskoler og daginstitutioner, hvor der ikke er behov for, at klasserne/stuerne rykker et trin op. Selve skiftet af skoleåret i SkoleIntra foregår under menuen Admin > Tilpasning > Skift til nyt skoleår. 


Du skal vælge muligheden ”Skole med klasseoprulning”, hvis du har elever, som rykker et klassetrin op i det nye skoleår.



Når du har markeret ”Skole med klasseoprulning”, vælger du knappen Næste. 

Hvis du normalt ikke importerer elev- og forældreoplysninger fra et elevadministrativt system, men i stedet vedligeholder elev- og forældreoplysninger manuelt eller ved import af csv-filer/regneark, kan du vælge at basere oprulningen af klasser på de nuværende klassebetegnelser. Her er du så ikke afhængig af, at der ligger oplysninger klar fra de administrative systemer. 


Hvis du normalt importerer oplysninger om elever og forældre fra et administrativt system fx KMD Educa Elev, Tabulex TEA, Dansk Skoledata, EDB Brugsen/Komit osv., vil du først kunne foretage skiftet af skoleåret, når de administrative systemer har sendt data for det kommende skoleår. Den præcise dato for, hvornår data er klar vil blive udmeldt, når vi har modtaget dato fra Styrelsen for It og Læring. Såfremt der ikke ligger data for det kommende skoleår klar, vil du møde følgende advarsel og du bør afbryde skiftet af skoleåret.


Selve skiftet af skoleåret og oprulningen af klasser består af tre trin, som du vil blive ledt igennem. Du har undervejs mulighed for at afbryde skiftet af skoleåret, hvis du støder på problemer.


Trin 1 – Klasser i det nye skoleår

Først skal du angive de klasser, som du skal bruge i det nye skoleår. Hvis du normalt importerer elev- og forældreoplysninger fra et administrativt system, vil SkoleIntra hente klassebetegnelserne derfra. Hvis du derimod vedligeholder oplysningerne selv, fx ved import af en csv-fil, har du mulighed for at tage udgangspunkt i de nuværende klassebetegnelser ved at trykke på knappen Oprul nuværende klassebetegnelser. 



Du har mulighed for at ændre, tilføje og slette eventuelle klasser. Men det vil ofte ikke være nødvendigt, hvis klasserne er hentet fra det administrative system. 

Hvis du har behov for at ændre eller tilføje klasse, skal du være opmærksom på, at de skal være mindst tre tegn fx 03A. Derudover anbefaler vi, at du undgår at benytte specialtegn og mellemrum i klassebetegnelserne. 

Du kan også vælge at nulstille listen ved at trykke på ”Nulstil nedenstående liste” og hente 

klassebetegnelserne igen – enten fra det administrative system ved at trykke ”Hent klassebetegnelser fra central server” eller ved at hente de nuværende klassebetegnelser fra SkoleIntra. 

Når du er tilfreds med listen over klassebetegnelserne for det nye skoleår, vælger du knappen Næste. 


Trin 2 – Hvad skal der ske med de nuværende klasser

I Trin 2 skal du vælge, hvordan de nuværende klasser skal oprulles til de nye klasser. Der er følgende fire muligheder: ”Oprulles til”, ”Sammenlægges til”, ”Deles til” og ”Nedlægges”.
SkoleIntra har lavet et kvalificeret forslag til klasseoprulningen.



Det vil fx sige, at 01A bliver oprullet til 02A, 02A bliver oprullet til 03A og så videre.


Hvis SkoleIntra ikke har noget forslag til, hvad der skal ske med en klasse, vil du se en markering ud for klassen, som betyder, at du skal være opmærksom på, hvad der skal ske med klassen. 


Der kan være tale om klasser, som skal deles, sammenlægges eller nedlægges.


Deling af klasser

Hvis du har en klasse, som skal deles til to nye klasser i det nye skoleår, skal du klikke på det lille redigerikon ud for klassen.



I følgende eksempel skal klassen *WEB deles til 00A og 00B.
Først vælges ”Deles til” og derefter markeres de klasser, som *WEB skal deles til. Slut af med at trykke på knappen OK.



Derefter kan du vælge, hvad du ønsker, der skal ske med *WEBs dokument- og billederarkiverne i Forældre- og ElevIntra ved at trykke på redigerikonet til højre for ”Tilknyttes …”.



Du kan vælge, om arkiverne skal tilknyttes både 00A og 00B, slettes eller arkiveres i PersonaleIntra dokumentarkiv.




Sammenlægning af klasser  

Når du skal sammenlægge klasser, skal du vælge redigerikonet ud for de klasser, som du ønsker at sammenlægge. I dette eksempel skal klasserne 08A og 08B sammenlægges til 09X.



Der åbner nu et nyt vindue, hvor du skal vælge ”Sammenlægges til”, vælg 09X.

Det samme gør du for klassen 08B. 



Ligesom ved deling af klasser har du mulighed for at tilknytte arkiverne i Elev- og ForældreIntra til klasserne i det nye skoleår. Dette gør du ved at klikke på redigerikonet til højre for ”Tilknyttes til…”. 

Der åbner nu et nyt vindue, hvor du tilknytter 08As arkiver til 09X. Det samme skal du gøre for klassen 08B.



Du har også mulighed for at gemme klassernes arkiver i PersonaleIntras dokumentarkiv eller slette arkiverne. 



Udgående klasser  

Du har selvfølgelig også nogle klasser, som ikke fortsætter i det nye skoleår. Der kan være tale om afgangsklasser, hvor eleverne skal videre til et 10.-klasses center, eller 7.-klasses elever, hvor eleverne skal videre til overbygningsskolen. Disse klasser kan du ofte vælge at nedlægge. Dette gør du ved at trykke på ikonet ud for klassen og vælge ”Nedlægges”.



Det vigtigste ved nedlæggelse af en klasse er at bestemme sig for, hvad der skal ske med klassens arkiver i Elev- og ForældreIntra. Dette gør du ved at klikke på redigerikonet ud for ”Tilknyttes…”.



Når du har valgt, hvad der skal ske med dine nuværende klasser, er du klar til at gennemføre selve klasseoprulningen. Dette gør det ved at klikke på Udfør. Der vil nu komme en dialogboks, hvor du vil blive bedt om at bekræfte, at du ønsker at foretage klasseoprulningen. Når du har bekræftet, at du vil gennemføre klasseoprulningen, går SkoleIntra i gang med at oprulle dine klasser. Denne oprulning kan godt tage noget tid, så du skal være lidt tålmodig.



Trin 3 – Status over klasseoprulning  

Når klasseoprulningen er gennemført, vil du i Trin 3 se en status over klasseoprulningen. Du har adgang til en detaljeret log over oprulningen og du kan udskrive en huskeliste med de øvrige opgaver, der er i forbindelse med skift af skoleåret i SkoleIntra. Det er altid en god ide at kontrollere, om klasseoprulningen er gået godt fx ved at tjekke, om arkiverne nu er kopieret korrekt i forbindelse med sammenlægning eller deling af klasser.



Hvis loggen viser fejl, eller du opdager fejl ved det manuelle tjek, skal du ”rulle” skoleåret tilbage enten ved at trykke på linket "Gendan skoleåret 2017/2018 eller ved at gå ind i menuen Admin > Tilpasning > Skift til nyt skoleår og vælge Gendan skoleåret...



Hvis du bliver ved med at få fejl i forbindelse med skift til nyt skoleår, bør du kontakte supporten ved at sende en mail til support.skoleintra@itslearning.com